Yönetim ve Organizasyon

Yönetim ve Organizasyon

Kuruluşu 1999 yıllarında başlayan Ardıçlı Evler Sitesi sınırları içerisinde toplam 764 villa ve 10 işyeri bulunmaktadır.

Sosyal Tesisleri, yürüyüş yolları, çocuk oyun parkları, havuzları, spor sahaları, müstakil otoparkları, yeşilin bin bir çeşit renkleri ile donatılmış bahçeleri, bölgede bir emsali daha olmayan sitenin, İstanbul Merkezine yakınlığı, çevre yollarının yanı başında olması ile de rahat ulaşım imkanlarına sahip kısaca cennet misali bir yerdir. Sitenin nüfus ortalaması 2500 - 3000 kişi civarındadır.

Site Yönetimi 634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanununun 35 maddesinde sayılan görevleri yapar.

Madde 35 – Yöneticinin görevleri, yönetim planında belirtilir; yönetim planında aksine hüküm olmadıkça, yönetici aşağıdaki işleri görür:

• Kat malikleri kurulunca verilen kararların yerine getirilmesi;
• Ana gayrimenkulün gayesine uygun olarak kullanılması, korunması, bakımı ve onarımı için gereken tedbirlerin alınması;
• Ana gayrimenkulün sigorta ettirilmesi;
• Anagayrimenkulün genel yönetim işleriyle korunma, onarım, temizlik gibi bakım işleri ve asansör ve kalorifer, sıcak ve soğuk hava işletmesi ve sigorta için yönetim planında gösterilen zamanda, eğer böyle bir zaman gösterilmemişse, her takvim yılının ilk ayı içinde, kat maliklerinden avans olarak münasip miktarda paranın toplanması ve bu avansın harcanıp bitmesi halinde, geri kalan işler için tekrar avans toplanması;
• Ana gayrimenkulün yönetimiyle ilgili diğer bütün ödemelerin kabulü, yönetim dolayısiyle doğan borçların ödenmesi ve kat malikleri tarafından ayrıca yetkili kılınmışsa, bağımsız bölümlere ait kiraların toplanması;
• Ana gayrimenkulün tümünü ilgilendiren tebligatın kabulü;
• Anagayrimenkulü ilgilendiren bir sürenin geçmesinden veya bir hakkın kaybına meydan vermiyecek gerekli tedbirlerin alınması;
• Anagayrimenkulün korunması ve bakımı için kat maliklerinin yararına olan hususlarda gerekli tedbirlerin, onlar adına alınması;
• Kat mülkiyetine ilişkin borç ve yükümlerini yerine getirmiyen kat maliklerine karşı dava ve icra takibi yapılması ve kanuni ipotek hakkının kat mülkiyeti kütüğüne tescil ettirilmesi;
• Topladığı paraları ve avansları yatırmak ve gerektiğinde almak üzere muteber bir bankada kendi adına ve fakat anagayrimenkulün yönetici sıfatı gösterilmek suretiyle, hesap açtırılması;
• Kat malikleri kurulunun toplantıya çağırılması.

Site Müdürünün Görev ve Sorumlulukları

1. Sitede yapılacak işlerin planlamasını yapar.
2. Kat maliklerinden gelen öneri, ve istekleri site yönetimi toplantılarına intikal ettirir, Yönetim kurulu toplantıları için hazırlıklar yapar ve toplantılarda bulunur.
3. Site bütçesinin hazırlanmasında ve diğer mali konularda site yönetimini bilgilendirir.
4. Sitenin işletiminde gerekli olan mal, hizmet alımlarını sitenin yararına olacak şekilde alınacak teklifler doğrultusunda yapılmasını sağlar.
5. Sitedeki güvenlik, Temizlik, Teknik ve bahçıvanların hizmet alımı yapılan firma çalışanlarının en verimli şekilde çalıştırılmasında gerekli tedbirleri alır.
6. Sitede meydana gelebilecek olayları, genel sağlık tehditleri veya acil durumlarda genel kontrolü ele alır, yetkililerin bilgilendirilmesini sağlar.
7. Site içinde yönetim planına uymayan site sakinini sözlü veya yazılı olarak uyarır. Gerekirse olayı yönetim kuruluna intikal ettirerek buradan çıkan sonuca göre işlem tesis eder.
8. Siteye alınan malzemelerin kayıt altına alınmasını, depolanmasını, ve uygun bir şekilde sarf edilip edilmediğini denetler.
9. Site yönetimine gelen evrakların takibini yapar, yaptırır.
10. Yönetim kurulunun da onayını alarak, aidatını ödemeyenlerle ilgili takip/icra işlemleri için yasal işlemlerin başlatılmasını sağlar.        
    
    

    SİTE GÜVENLİĞİ GÖREV VE ÇALIŞMA TALİMATI

     

    1. AMAÇ

     

    Bu talimatın amacı, site sakinlerinin can ve mal güvenliğini sağlamak, site düzenini korumak ve güvenlik hizmetlerinin düzenli, dikkatli ve kontrollü bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.

     

    2. GÖREVE BAŞLAMA TALİMATI

     

    1. Güvenlik görevlisi, görevine zamanında gelmek ve görev yerini teslim almakla yükümlüdür.

    2. Görev tesliminde önceki vardiyadan kalan olaylar, ziyaretçiler, teslimatlar, arızalar ve önemli hususlar hakkında bilgi almalıdır.

    3. Güvenlik kulübesi, telsiz, telefon, kamera sistemi ve diğer güvenlik ekipmanlarının çalışır durumda olup olmadığını kontrol etmelidir.

    4. Görev süresince üniformasını düzenli ve temiz tutmalı, görev ciddiyetine uygun davranmalıdır.

     

    3. SİTEYE GİRİŞ - ÇIKIŞ TALİMATI

     

    1. Siteye giriş yapan ziyaretçilerin kimlik ve ziyaret bilgilerini, site yönetiminin belirlediği usullere uygun olarak kontrol etmelidir.

    2. Ziyaretçinin hangi daireye veya kişiye geldiğini öğrenmeli ve  ilgili daireden onay almalıdır.

    3. Yetkisiz kişilerin siteye girişini engellemek için gerekli kontrolleri yapmalıdır.

    4. Site sakinlerine, ziyaretçilere, kargo ve teslimat personeline karşı nazik, saygılı ve tarafsız davranmalıdır.

    5. Araç giriş ve çıkışlarını, site yönetiminin belirlediği kurallara göre kontrol etmelidir.

    6. Şüpheli durumlarda ilgili kişilere bilgi vermeli ve gerekli güvenlik tedbirlerini almalıdır.

     

     

     

    4. KAMERA VE ÇEVRE KONTROLÜ

     

    1. Kamera sistemlerini görev süresince düzenli olarak takip etmelidir.

    2. Site girişlerini, otoparkları, ortak alanları ve güvenlik açısından önemli bölgeleri kontrol etmelidir.

    3. Şüpheli kişi, araç veya hareketleri fark ettiğinde durumu gecikmeden site yönetimine bildirmelidir.

    4. Kamera kayıtlarının gizliliğini korumalı, kayıtları yetkisiz kişilerle paylaşmamalıdır.

    5. Kamera sisteminde arıza meydana gelmesi durumunda site yönetimine haber vermelidir.

     

    5. DEVRİYE VE ORTAK ALAN KONTROLÜ

     

    1. Belirlenen zaman aralıklarında site içerisinde devriye yapmalıdır.

    2. Bina girişlerini, otoparkları, bahçeleri, yürüyüş yollarını ve diğer ortak kullanım alanlarını kontrol etmelidir.

    3. Açık bırakılmış kapı, kırık cam, hasarlı ekipman, su sızıntısı ve benzeri olumsuzlukları tespit ederek bildirmelidir.

    4. Yangın çıkışlarının ve acil müdahale yollarının kapatılmamasını takip etmelidir.

    5. Site içerisindeki düzeni ve güvenliği tehdit eden durumlara karşı dikkatli olmalıdır.

     

    6. KARGO VE TESLİMAT İŞLEMLERİ

     

    1. Kargo, kurye ve teslimat personelinin girişlerini site yönetiminin belirlediği kurallara göre kontrol etmelidir.

    2. Teslimatları yalnızca yetkilendirilmiş prosedürlere uygun şekilde kabul etmeli ve kayıt altına almalıdır.

    3. Site sakinlerine ait paketleri, teslim alan kişinin bilgilerini koruyarak teslim etmelidir.

    4. Sahibi belli olmayan veya şüpheli görülen paketler hakkında yönetimi bilgilendirmelidir.

     

     

     

    7. OLAYLARA MÜDAHALE VE ACİL DURUMLAR

     

    1. Yangın, hırsızlık, kavga, sağlık sorunu, şüpheli paket veya benzeri acil durumlarda öncelikle can güvenliğini gözetmelidir.

    2. Gerekli durumlarda 112 Acil Çağrı Merkezi'ne haber vermelidir.

    3. Yangın veya tahliye durumlarında site acil durum planına uygun hareket etmelidir.

    4. Olaylara müdahale ederken kendi güvenliğini ve site sakinlerinin güvenliğini tehlikeye atmamalıdır.

    5. Yetkisini aşan durumlarda kolluk kuvvetlerinden veya ilgili acil müdahale birimlerinden yardım istemelidir.

    6. Meydana gelen olayları tarih, saat ve olay bilgileriyle kayıt altına alarak site yönetimine bildirmelidir.

    8. SİTE SAKİNLERİYLE İLETİŞİM

     

    1. Site sakinlerine karşı saygılı, güler yüzlü ve yardımcı olmaya istekli olmalıdır.

    2. Site sakinlerinin kişisel bilgilerini, daire numaralarını, telefon numaralarını ve özel yaşamlarına ilişkin bilgileri üçüncü kişilerle paylaşmamalıdır.

    3. Site sakinleri arasında yaşanan anlaşmazlıklarda taraf tutmamalıdır.

    4. Şikâyet ve talepleri ilgili birimlere veya site yönetimine iletmelidir.

    5. Görev sırasında tartışmaya girmekten, kaba davranışlardan ve yetki aşımından kaçınmalıdır.

     

    9. OTOPARK VE TRAFİK DÜZENİ

     

    1. Site içerisindeki araç trafiğinin güvenli ve düzenli ilerlemesine yardımcı olmalıdır.

    2. Araçların acil çıkışları, yangın yollarını ve diğer araçların geçişini engelleyecek şekilde park edilmesini ilgili kurallar çerçevesinde takip etmelidir.

    3. Şüpheli araçları ve güvenliği tehdit eden durumları site yönetimine bildirmelidir.

    4. Araçlara izinsiz müdahalede bulunmamalı, tespit ettiği hasar veya olumsuzlukları kayıt altına almalıdır.

    5. Site sakinlerine ait 2 adet otopark mevcut olup gelen misafirler araçlarının misafir otoparkına park etmesi yol kenarlarına park etmemesi konusunda uyarılmalıdırlar.

    10. GÖREV SIRASINDA UYULMASI GEREKEN KURALLAR

     

    1. Görev yerini, yetkili amirin izni olmadan terk etmemelidir.

    2. Görev sırasında uyumak, görevle ilgisi olmayan işlerle aşırı şekilde meşgul olmak ve güvenlik kontrollerini aksatmak yasaktır.

    3. Görev sırasında alkol veya görev yapma yeteneğini etkileyen maddelerin etkisi altında bulunmamalıdır.

    4. Görev ekipmanlarını dikkatli kullanmalı ve korumalıdır.

    5. Site sakinlerinden veya ziyaretçilerden kişisel çıkar sağlamaya yönelik davranışlarda bulunmamalıdır.

    6. Site yönetiminin yazılı kurallarına, görev tanımına ve yürürlükteki mevzuata uygun hareket etmelidir.

     

    11. VARDİYA TESLİMİ VE RAPORLAMA

     

    1. Vardiya sonunda görev alanını ve kullanılan ekipmanları kontrol etmelidir.

    2. Vardiya boyunca yaşanan olayları, alınan önlemleri ve devam eden sorunları görev defterine kaydetmelidir.

    3. Bir sonraki vardiyada görev yapacak personele önemli bilgileri eksiksiz aktarmalıdır.

    4. Arıza, şikâyet, güvenlik ihlali ve benzeri konuları gecikmeden site yönetimine bildirmelidir.

    5. Görev teslimi yapılmadan güvenlik hizmetinin kesintiye uğramamasını sağlamalıdır.

     

    12. GENEL HÜKÜMLER

     

    1. Güvenlik görevlisi, görevini dikkatli, dürüst, tarafsız ve sorumluluk bilinciyle yerine getirmelidir.

    2. Bu talimatta belirtilen kurallara ve site yönetiminin mevzuata uygun talimatlarına uymalıdır.

    3. Görev sırasında karşılaşılan olağan dışı durumlarda site yönetimini bilgilendirmelidir.

    4. Bu talimat, yürürlükteki mevzuat ve güvenlik görevlisinin yasal yetkileri çerçevesinde uygulanır.